Coraz częściej stosowanym modelem organizacji utrzymania ruchu jest częściowe lub pełne outsourcowanie służb odpowiedzialnych za zapewnienie sprawności linii produkcyjnych. Zamawiający taką usługę ogranicza trudności związane z zatrudnianiem, szkoleniem i kontrolowaniem pracy własnych pracowników. Płaci za określony poziom obsługi lub dostępności czasu pracy techników. W zależności od bieżących potrzeb zamawiający może zmienić zapotrzebowanie na zakres usługi, przenosząc na usługodawcę ciężar zagwarantowania odpowiednich zasobów.
Outsourcing utrzymania ruchu niesie też ze sobą nowe problemy. Przykładem może być śledzenie zgłoszeń kierowanych do obsługi oraz dokumentowanie, potwierdzanie i rozliczanie wykonanych prac. Obsługa tych czynności może okazać się bardziej wymagająca niż zarządzanie własnym zespołem techników. Aby tak nie było, konieczne jest użycie odpowiednich narzędzi wspierających pracę.
Rozwiązaniem jest Platforma Proman z modułem CMMS i aplikacją mobilną. System porządkuje zarządzenie utrzymaniem ruchu również w przypadku wykorzystania zasobów outsourcingowych. Platformę Proman można wykorzystać do planowania i delegowania zadań. W zależności od przyjętego obiegu informacji, plan prac może być przygotowywany przez pracowników zamawiającego i udostępniany zasobom zewnętrzny do realizacji lub opracowywany na zewnątrz i tylko przekazywany do akceptacji zamawiającemu. Bez względu na przyjęty model postępowania system zagwarantuje realizację przyjętego planu.
Platforma Proman zapewnia obieg informacji zgłaszanych usterek i dba o to, by powiadomienie trafiło do odpowiednich osób. Osoba realizująca zadanie otrzymuje komplet niezbędnych informacji o miejscu usterki i sposobie obsługi urządzenia. System ułatwia automatyczne potwierdzenie wykonanych prac. Informacja o zamknięciu zgłoszenia trafia do akceptacji do osoby decyzyjnej, która jednym kliknięciem kieruje zlecenie do rozliczenia. Cały obieg dokumentacji odbywa się bez użycia papieru.
Aplikacja mobilna udostępnia funkcje Platformy Proman w miejsce pracy użytkownika. Wystarczy telefon komórkowy. Dzięki aplikacji zgłoszenia docierają do służb technicznych bez względu na aktualne miejsce ich pracy. Technicy otrzymują wszystkie informacje niezbędne do realizacji zadań, a następnie potwierdzają wykonanie prac i kierują zlecenie do rozliczenia. Aplikacja mobilna integruje wszystkich pracowników utrzymania ruchu w jeden zespół, bez względu na formę zatrudnienia.